Natalia, Ага! Вы еще письма с уведомлением о вручении всем разошлите. У мну уже есть опыт организации сбора соседнего автомобильного форума. Из 30-ти человек, которые согласились приехать на встречу, реально придет не больше 12-ти. Но те, кто придет, - имхо будут как раз надежными и обязательными участниками, друзьями, человеками.
з.ы. Напишите КОНКРЕТНУЮ дату встречи, КОНКРЕТНОЕ место, СУММУ ПРЕДОПЛАТЫ и КОНКРЕТНУЮ дату и время сбора предоплаты. На этом обсуждение места, времени и даты сбора закончится. Перейдете на фазу сбора средств.